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Die Betriebskostenabrechnung bzw. die Nebenkostenabrechnung ist ein zentraler Teil der Mietverwaltung. Als etabliertes und gut vernetztes Unternehmen mit einer langjährigen Erfahrung in der Immobilienverwaltung wissen wir: Die Betriebskostenabrechnung gehört in die Hände von Fachleuten, die im Sinne von Mietern und Vermietern verlässlich und transparent Betriebskosten erfassen, dokumentieren und abrechnen. Sie dient nicht nur der Schaffung von Kostentransparenz, sondern zeigt Mietern wie Vermietern Einsparungs- und Optimierungspotential auf. Zudem gilt es, Fallstricke zu vermeiden, die eine Betriebskostenabrechnung anfechtbar machen. Dazu braucht es qualifizierten Sachverstand und Kenntnisse der Immobilienwirtschaft, wie wir sie bei Reiser bündeln. Dabei lassen wir uns gerne über die Schulter schauen: Reiser Immobilienverwaltung ist zertifiziert nach DIN ISO 9001 und GEFMA 720/710.
Vermieter sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Mietern einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Dabei gilt es auch, Fristen einzuhalten. Denn kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät, ist der Mieter nicht verpflichtet, sie zu bezahlen. Leisten Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten – und das ist in den allermeisten Fällen so – muss der Vermieter über diese Kosten einmal jährlich eine Abrechnung vorlegen, und zwar spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums. Faktisch bedeutet das: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember. Eine Betriebskostenabrechnung muss dann bis zum 31. Dezember des Folgejahres vorgelegt werden. Der Zeitraum, über den abgerechnet wird, darf nicht länger als ein Jahr sein. Auch hier ergibt sich bei einer falschen Abrechnung Ablehnungspotential für den Mieter: Wird ein Zeitraum von mehr als zwölf Monaten abgerechnet, muss der Mieter in der Regel die Betriebskostenabrechnung nicht zahlen.
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Wichtig für Mieter und Vermieter: Wird eine Betriebskostenabrechnung zu spät vorgelegt, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten. Natürlich muss er nachweisen, dass der Vermieter die Verspätung auch verschuldet hat. Als langjährig erfahrender Dienstleister in der Immobilienverwaltung kennen wir alle Fallstricke und wissen, worauf es bei der Abrechnung von Betriebskosten ankommt. Wir arbeiten verlässlich, fristgerecht und transparent.
Was als Betriebskosten gilt und was nicht, ist gesetzlich festgelegt. Ein Vermieter darf also längst nicht alle Kosten, die ihm im Zusammenhang mit einer Immobilie entstehen, auf seine Mieter umlegen. Was genau gehört dazu? Der Vermieter darf die sogenannten kalten und warmen Betriebskosten auf die Mieter umlegen.
Zu den kalten Betriebskosten gehört die Grundsteuer. Sie wird in Wohnanlagen jedem Eigentümer per Bescheid mitgeteilt. Daneben kann der Vermieter den Wasserverbrauch, die Grundgebühr für Wasser, die Miete von Wasserzählern, die Kosten für die Abrechnung und die Kostenaufteilung, für Wartung von Wassermengenreglern oder die Betriebskosten einer Wasserversorgungs- oder einer Wasseraufbereitungsanlage auf die Mieter umlegen. Ebenso umlagefähig sind Gebühren für Kanal und Abwasser bzw. Kosten einer hauseigenen Abwasseranlage, die durch Wartung und Reinigung entstehen, wie auch Kosten einer privaten Klär- und Sickergrube, für die Abfuhr des Klärschlamms und des Schmutzwassers. In die Betriebskostenabrechnung können auch die Kosten einer Entwässerungspumpe aufgenommen werden. Allerdings sind Kanalanschlussgebühren und Kosten für die Beseitigung einer Abflussverstopfung nicht umlagefähig.
Gibt es einen Fahrstuhl im Haus, können Kosten für Strom, Bedienung und Aufsicht, Reinigung und Pflege sowie Wartung umgelegt werden – auch auf Personen, die im Erdgeschoss wohnen. Wurde ein sogenannter „Vollwartungsvertrag“ abgeschlossen, können Kosten für Reparaturen nicht den Mietern zur Last gelegt werden. Die von der Kommune per Bescheid geltend gemachten Kosten für die Abfallentsorgung können in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden, wie für den Betrieb von hauseigenen Müllentsorgungseinrichtungen wie Schluckern oder Kompressoren. Kosten für die Hausreinigung oder die Ungezieferbekämpfung fallen ebenfalls unter die abrechnungsfähigen Betriebskosten wie Kosten für Material und Personal im Zusammenhang mit der Garten- und Grünanlagenpflege. Dazu gehört auch der Kauf neuer Pflanzen oder die Pflege von Spielplätzen.
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In Mehrfamilienhäusern fallen Stromkosten für die Außenbeleuchtung, das Treppenhaus und Gemeinschaftsräume wie Keller oder Waschküche an. Auch diese sind umlegbar, wie die Schornsteinreinigung und die Kosten der Immissionsmessung. Auch Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Elementarschäden, Glasbruch sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, ggf. vorhandene Öltanks und den Aufzug können umgelegt werden, nicht jedoch Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen. Dagegen können Mieter an den Personalkosten für den Hausmeister beteiligt werden, solange sie nicht die Instandhaltung, die Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen.
Umlagefähig sind zudem die Kosten für eine Gemeinschaftsantenne bzw. den Kabelanschluss, jedoch keine Anschlussgebühren. Umlagefähig sind auch Aufwendungen für den Betrieb, für Strom, Wartung und Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Waschmaschinen oder Trocknern. Außerdem werden unter den sogenannten „Sonstigen Kosten“ Betriebskosten summiert, die in der Betriebskostenverordnung nicht gesondert geregelt sind, jedoch gerichtlich anerkannt wurden. Gerade hier gilt es, besondere Transparenz zu wahren und ausschließlich die Kosten in die Abrechnung aufzunehmen, für die es eine gesetzliche Grundlage gibt.
Zu den warmen Betriebskosten zählen zudem alle Aufwendungen für die Heizung, also beispielsweise Kosten für Öl, Gas, Pellets oder Strom. Dazu gehören auch Wartungs-, Bedienungs- und Überwachungskosten. Wir behalten für Sie den Überblick über alle relevanten Kosten, die in eine Nebenkostenabrechnung einfließen können und erstellen fristgerecht und auf fundierter Grundlage in Ihrem Auftrag die Betriebskostenabrechnung für Ihre Immobilie. Sprechen Sie uns an!
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